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                山西省档案馆“二青会”档案管理经验向全国体育系统推广

                本报讯 (宋志强 特约通讯员 韩宝剑) 今年,第二届全国青年运动会(以下简称“二青会”)在山西成功举办。山西省档案馆抢抓机遇,积极开展二青会相关档案管理工作,得到国家体育总局办公厅的充分肯定,并向全国体育系统推广二青会档案管理经验。

                省档案馆提前谋划,以制度建设为出发点,第一时间派出3名业务骨干驻会开展工作,通过“1+6+1”制度建设,促使二青会全过程形成的文件材料齐全、完整、规范和安全。“1+6+1”制度即印发《第二届全国青年运动会文件材料归档范围》抓住源头,结合实际制定《档案工作人员岗位责任制》《文件材料归档制度》《档案移交制度》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案查阅利用制度》6项工作制度,印发《关于第二届全国青年运动会档案集中移交事宜的通知》抓好最关键一环。

                由于二青会参与部门多,时间跨度大,档案种类杂,省档案馆积极落实责任,以规范管理为突破点,从严从实强化管理,做到应收尽收。狠抓责任落实,与组委会各部门、各市执委会签订《档案工作责任书》,要求认真贯彻执行相关档案工作制度和标准。狠抓归档齐全,历时3个月,与19个工作部门、11个市执委会上下联动,确保在筹办、承办二青会过程中所形成的文字、数据等各种门类和载体的文件材料齐全完整。狠抓规范程序,对各种门类和载体的文件材料的科学收集、归档及编目作出了详尽的规定,制作《档案移交清单》,规范工作程序。

                省档案馆全程跟踪指导,以科学整理为着力点,根据各部门交回的档案清单,制定二青会档案分类大纲,按照各类档案整理标准,科学分类、规范整理,对收集到的19个部门和11个执委会中大同、阳泉、忻州等赛区的档案资料进行了基础分类、排序、整理。目前已完成组委会5000余件档案的编目和著录工作,各执委会的5000余件纸质档案及2200余幅电子照片、10TB高清视频、30GB音频文件正在进一步整理中。

                国家体育总局对二青会档案工作进行了现场督导检查,充分肯定了省档案馆的工作,并在《国家体育总局办公厅关于第二届全国青年运动会工作对接工作反馈意见的函》中对山西省档案馆提出表扬。在省委、省政府召开的二青会总结表彰大会上,省档案馆荣获“组织筹办工作先进集体”荣誉称号。下一步,省档案馆将积极配合国家体育总局办公厅向全国体育系统推广二青会档案管理经验。

                原载于《中国档案报》2019年12月26日  总第3467期  第一版